Deponeren van een dataset
Het deponeren van een dataset bestaat uit vier stappen:
1. Projectbeschrijving
De beschrijving van het digitale project zorgt ervoor dat andere onderzoekers het project kunnen vinden in het e-depot. Daarnaast geeft de beschrijving een eerste indruk van de aard en karakter van de resultaten. Elk project wordt op een uniforme manier gedocumenteerd, volgens een vast metadata-formulier. Hiervoor maken we gebruik van de internationale Dublin Core standaard
Ga voor het deponeren van een dataset naar het EASY, het online archiveringssysteem van DANS (easy.dans.knaw.nl), log in en kies vervolgens voor Deposit dataset en Start (bij Archaeology).
2. Overdracht van de digitale bestanden
De digitale documenten kunnen op twee manieren worden overgedragen aan het e-depot, afhankelijk van de grootte van de dataset. Dit zijn:
- direct via het online archiveringssysteem EASY van DANS:
easy.dans.knaw.nl. Nadat een onderzoeksproject is beschreven kunnen de bestanden gelijk worden overgedragen (ge-upload). Hiervoor geldt dat de maximale grootte van de totale dataset 100 Mb mag zijn. - Grotere datasets kunnen per post worden opgestuurd, op een CD-ROM, diskette, USB-stick of DVD, naar het e-depot voor de Nederlandse Archeologie, DANS, Postbus 93067, 2509 AB Den Haag. Dit betekent wel dat de projectbeschrijving in EASY wordt gedaan, echter de stap uploaden van de bestanden wordt overgeslagen. Dat de gegevens op een andere manier overgedragen worden, kan bij het veld Remarks worden ingevuld.
Een verplicht onderdeel van de overgedragen bestanden vormt de uitgebreide bestandenlijst, waarin per bestand wordt aangegeven wat de inhoud van een databestand is.
Nadat de dataset volledig is beschreven worden de gegevens ingestuurd (ge-submit). De deponeerder ontvangt dan automatisch een ontvangstbevestiging en een licentie overeenkomst.
3. Archivering
Bij het e-depot worden alle bestanden gecontroleerd en geconverteerd naar een duurzaam uitwisselingsformat (preservation format). De bijgeleverde gegevens over de bestanden (file metadata en codeboeken) worden beschikbaar gesteld. Voor elk onderzoeksproject kan tevens een kleine webpresentatie (jump-off page) worden samengesteld.
4. Controle en publiceren
De deponeerder kan via EASY ook in de gaten houden hoe ver de verwerking van de dataset bij EASY is gevorderd. Die biedt een deponeerder de gelegenheid om, zodra de verwerking is afgerond, te controleren of alle informatie correct wordt weergegeven en de gekozen restricties goed zijn toegepast. De dataset is dan duurzaam gearchiveerd en gepubliceerd op een vast webadres (persistent URL).